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Kompetent aus einer Hand

Die Zentrale Beschaffungsstelle des Zweckverbandes Oberland (ZBS) unterstützt die Kommunen bei der Durchführung von nationalen und europaweiten Vergabeverfahren und führt den Auftraggeber rechts- und revisionssicher durch den Dschungel der öffentlichen Ausschreibungen. So bei der Vergabe von Aufträgen im Bereich von Bau-, Liefer-, Dienst- und freiberuflichen Leistungen. Rund 60 Verbandsmitglieder haben sich mittlerweile diesem Dienstleistungsbereich des Zweckverbandes angeschlossen.

Unsere Leistungen
für Sie auf einen Blick

  • Unterstützung bei der Vergabe von Bauleistungen, Lieferleistungen, Dienstleistungen, freiberuflichen Leistungen, soziale und besondere Dienstleistungen, Bau- und Dienstleistungskonzessionen
  • Deutschlandweite und europäische Ausschreibungen (unterschwellig / oberschwellig) ab 25.000 EUR netto (geschätzter Auftragswert) je Gewerk oder Vergabe
  • Elektronische Vergabe
  • Dokumentation bis hin zur Vergabeakte
  • Beratungsleistungen
  • Unterstützung bei der Erstellung von Leistungsverzeichnissen, bei der Auswahl von Eignung- und Wertungskriterien oder bei der Erstellung von Wertungsmatrizen.
  • Überwachung der Termine, Durchführung von Angebotsöffnung, Nachforderungen, Bindefristverlängerungen
  • Kurz: vom Erstgespräch bis zur Vergabeakte ist alles in einer kompetenten und erfahrenen Hand

Die Vorteile für Sie als Kommune

  • Effizienterer Einsatz von Fachkompetenz durch die höhere Zahl an Beschaffungsvorgängen je Mitarbeiter (= bessere Auslastung von Spezialwissen)
  • Vermeidung von Korruption und Manipulation
  • Durchgängige Gewährleistung aller vergaberechtlichen Dienstleistungen unabhängig von der Personalsituation in den Kommunen
  • Einsparungen durch Entbehrlichkeit externer Dienstleister für Vergabeverfahren
  • Einsparung von Aufwand für die Einführung der eVergabe
  • Unterstützung bei der Realisierung eines strategischen Beschaffungsmanagements (Berücksichtigung nachhaltiger Kriterien u.a.)
  • Einsparungen der Kommunen bei Leistungsphase 7 (~ 2%)
  • Aufwandsersparnis in den Kommunen durch gemeinsame Beschaffungen (d.h. einmalige zentrale Durchführung von Verfahren statt -zig einzelner Verfahren in den Kommunen; Beispiele: Feuerwehrbedarf, Streusalz und vieles mehr)
  • Einsparung durch günstigere Preise bei höheren Beschaffungsmengen
  • Fehler werden vermieden. Erfahrungsbericht im Interview mit einem Gemeindevertreter

Vorbereitung und Durchführung von Vergabeverfahren

 

So gehen Sie vor

Hier finden Sie die für die Anmeldung eines Vergabeverfahrens notwendigen Datenblätter zur Eingabe der Grunddaten Ihres Vorhabens. Ihre Unterlagen werden von unserem Team einer vergaberechtlichen Prüfung unterzogen und anschließend das Verfahren in Abstimmung mit Ihnen eingeleitet.

Die Zugangsdaten können von den Auftraggebern sowie von beauftragten Dritten (z.B. Architektur- oder Ingenieurbüros) dauerhaft genutzt werden. Eine Weitergabe der Zugangsdaten darüber hinaus ist untersagt.

Der Download-Bereich ist aufgrund des Urheberrechts mit einem Passwort geschützt. Gerne erhalten Sie die Zugangsdaten auf Nachfrage bei der Zentralen Beschaffungsstelle.

Bitte kontaktieren Sie uns hierzu per Mail an
vergabe@zv-oberland.de

Das bitten wir zu beachten

  • Bitte wenden Sie sich bei geplanten und insb. bei zeitkritischen Beschaffungsmaßnahmen rechtzeitig an die Zentrale Beschaffungsstelle. So kann bereits im Vorfeld einen belastbarer Rahmenterminplan für das Vergabeverfahren aufgestellt und gemeinsam abgestimmt werden.
  • Bitte kalkulieren Sie für das Vergabeverfahren, insbesondere im Hinblick auf die geplanten Ausführungs-/Lieferfristen ausreichend Zeit ein.
  • Alle Unterlagen und Anfragen senden Sie direkt per E-Mail
    an vergabe@zv-oberland.de.
    In Urlaubs- oder Krankheitsfällen kann jederzeit durch das Team der Zentralen Beschaffungsstelle auf dieses Funktions-Postfach zugegriffen werden.
  • Auf die Übersendung von Datenträgern und Speichermedien bitten wir zu verzichten. Bei größeren Datenmengen (mehr als 20 MB) kann ein Zugang zu unserer Cloud eingerichtet werden.

Zentrale Beschaffungsstelle – Kosten im Überblick

Für die Leistungen der Zentralen Beschaffungsstelle wird von den Mitgliedern jährlich eine Umlage erhoben. Die Höhe der Umlage wird in der Haushaltssatzung festgesetzt. Für das Haushaltsjahr 2024 beläuft sich die Umlage auf 1,60 € pro Einwohner. Zur Berechnung der Umlage wird die vom Bayerischen Landesamt für Statistik veröffentlichte Einwohnerzahl zum 31.12. des Vorvorjahres zu Grunde gelegt.

Mit der Umlage sind sämtliche Leistungen der Zentralen Beschaffungsstelle abgegolten, zudem unterliegt die Umlage nicht der Umsatzsteuerpflicht.

Häufig gestellte Fragen

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Wie erfolgt die Aufgabenübertragung auf den Zweckverband Kommunale Dienste Oberland (ZV KD Oberland) bzw. die Rückübertragung auf die Gemeinde?

Gemeinde, welche zukünftig unsere Dienstleistungen in Anspruch nehmen wollen, müssen dem ZV KD Oberland hierfür die Aufgabe „Durchführung von Vergabeverfahren“ übertragen. Vergabeverfahren werden vom ZV KD Oberland übernommen, wenn der geschätzte Auftragswert je Vergabe oder je Gewerk oder je Einzelplanleistung einen Betrag von 25.000,00 € (netto) erreicht. In Einzelfällen kann dieser Schwellenwert unterschritten werden. Aus wichtigem Grund kann der ZV KD Oberland die Durchführung von Verfahren zurückstellen oder ablehnen. Soweit eine Gemeinde die Rückübertragung wünscht, bedarf es eines entsprechenden Gemeinderatsbeschlusses und auf Seiten des ZV KD Oberland einer Zustimmung mit einfacher Mehrheit in der Verbandsversammlung. (Anmerkung: Wir unterstellen, dass diese Gemeinde die Kernaufgabe der Verkehrsüberwachung weiterhin durch den ZV KD Oberland durchführen lassen will).

Eine Kommune möchte ausschließlich die Leistungen der Zentralen Beschaffungsstelle (ZBS) in Anspruch nehmen. Ist das möglich und welche Voraussetzungen muss eine Gemeinde erfüllen?

Nein, das ist nicht möglich. Es können nur die Kommunen im Rahmen einer öffentlich-rechtlichen Vereinbarung Leistungen der ZBS in Anspruch nehmen, wenn sie gleichzeitig die Aufgabe der Verkehrsüberwachung (ruhend und/oder fließend) im Rahmen einer Mitgliedschaft auf den ZV KD Oberland übertragen haben und das von der Verbandsversammlung festgelegte Mindestmaß von Leistungen in Anspruch nehmen. Das aktuell beschlossene Mindestmaß im Bereich des ruhenden und fließenden Verkehrs beträgt monatlich jeweils 5 Überwachungsstunden.

In welchem rechtlichen Rahmen kann die Gemeinde die Dienstleistung in Anspruch nehmen?

Nach der Aufgabenübertragung wird mit jeder Gemeinde einmalig eine Rahmenvereinbarung sowie eine Vereinbarung über die Auftragsdatenverarbeitung abgeschlossen. Die Rahmenvereinbarung regelt die Aufgaben und Pflichten bei der Durchführung von Vergabeverfahren.

Eine Gemeinde ist Mitglied einer Verwaltungsgemeinschaft. Schließt die VG die Rahmenvereinbarung ab oder die Gemeinde?

Die Masse der Vergaben von öffentlichen Aufträgen ist den Aufgaben des eigenen Wirkungskreises zuzuordnen. Deshalb schließt die Gemeinde die Rahmenvereinbarung ab.

Kann eine Mitgliedsgemeinde einer Verwaltungsgemeinschaft eine Rahmenvereinbarung mit der ZBS abschließen, obwohl sie selbst nicht Mitglied im Bereich Verkehrssicherheit ist, sondern eine andere Gemeinde der Verwaltungsgemeinschaft?

Nein, das ist nicht möglich. Nur Gemeinden, die Mitglied im Bereich der Verkehrssicherheit sind, können eine Rahmenvereinbarung mit dem ZV KD Oberland abschließen.

Können „gemeindliche Unternehmen“ (z.B. Kommunalunternehmen, Eigenbetriebe oder Zweckverbände) auch die Dienste der ZBS in Anspruch nehmen?

Zur Beantwortung dieser Frage muss die rechtliche Selbstständigkeit des Unternehmens angesehen werden.

„Unternehmen“ mit eigener Rechtspersönlichkeit wie z.B. Kommunalunternehmen oder Zweckverbände können die Leistungen der Zentralen Beschaffungsstelle nicht in Anspruch nehmen, da sie nicht Mitglied im Bereich der Verkehrssicherheit sein können.
„Unternehmen“ ohne eigene Rechtspersönlichkeit wie z.B. Regie- oder Eigenbetriebe können die Leistungen der Zentralen Beschaffungsstelle in Anspruch nehmen, vorausgesetzt die Kommune ist Mitglied im Bereich der Verkehrssicherheit.

Eine Gemeinde und ein Dritter (z.B. Kirche) unterhalten eine gemeinsame Einrichtung (z.B. Kindergarten oder Friedhof). Auf Grundlage eines Vertrages übernimmt sie die Federführung. Kann die Kommune auch in diesen Fällen die Leistungen der ZBS in Anspruch nehmen?

Wenn in solchen Konstellationen die Kommune zu 100% öffentlicher Auftraggeber ist, dann kann sie die Leistungen im Bereich Vergabewesen in Anspruch nehmen. Die Regelung zwischen Kommune und Drittem im Innenverhältnis spielt für die ZBS keine Rolle. Für den ZV KD Oberland ist in solchen Fällen allein die Kommune Ansprechpartner.

Eine Gemeinde liegt außerhalb des Verbandsgebietes. Könnte sich der ZV KD Oberland vorstellen, das Verbandsgebiet zu erweitern?

Eine Verbandsgebietserweiterung kommt aus heutiger Sicht nicht in Betracht.

Was kosten die Leistungen der ZBS?

Für die Leistungen der ZBS wird von den Mitgliedern jährlich eine Umlage pro Einwohner erhoben. Die Höhe der Umlage wird in der Haushaltssatzung festgesetzt. Zur Berechnung der Umlage wird die vom Bayerischen Landesamt für Statistik veröffentlichte Einwohnerzahl zum 31.12. des Vorvorjahres zu Grunde gelegt.

Mit der Umlage sind sämtliche Leistungen der ZBS abgegolten. Zudem unterliegt die Umlage nicht der Umsatzsteuerpflicht.

Haftung: In welchen Umfang haftet der ZV KD Oberland im Bereich der Vergabe gegenüber seinen Kommunen?

Der ZV KD Oberland haftet lediglich für Schäden, die auf vorsätzlichen oder grob- fahrlässigen Pflichtverletzungen beruhen. Der Haftungsausschluss für fahrlässige Pflichtverletzungen gilt nicht für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit.

Der ZV KD Oberland haftet nicht für Schäden, die auf eine unzutreffende, unzureichende oder nicht rechtzeitige Erteilung von Auskünften oder auf die Nicht- oder Schlechterfüllung von Leistungen zurückzuführen sind, welche die Gemeinde/Stadt zu erbringen hat.

Welches Vergabemanagement wird genutzt und kann dieses durch die jeweilige Gemeinde für ihre eigenen Vorgaben genutzt werden?

Die ZBS nutzt die Vergabeplattform vergabe.bayern.de (RIB), welche sich bei einer Ausschreibung als wirtschaftlichster Anbieter herausgestellt hat. Die teilnehmenden Gemeinden bekommen einen Gastzugang, ebenso die beteiligten Projektplaner oder Architekten. Mit dessen Hilfe können im Verlauf einer Vergabe Unterlagen zwischen der Zentralen Beschaffungsstelle und der Gemeinde für den jeweiligen Vergabevorgang ausgetauscht werde kann.

Die Gemeinden können mit diesem Zugang keine eigenen Vergaben durchführen.

Unterstützt die ZBS bei der Beschreibung der Leistungen?

Ja, im Rahmen von Empfehlungen besonders bei vergaberechtlichen Anforderungen. Grundsätzlich bleibt jedoch die Gemeinde für die Beschreibung der Leistung verantwortlich (Leistungsbestimmungsrecht).

Die Zentralen Beschaffungsstelle kann auf Anfrage Muster zur Verfügung stehen. Diese müssen von der Kommune auf den eigenen Bedarf hin umgeschrieben werden.

Wer bewahrt die Vergabeunterlagen nach Auftragserteilung auf?

Nach Zuschlagserteilung wird die komplette elektronische Vergabeakte der Gemeinde zur Verfügung gestellt. Sie ist dann für die Einhaltung der Aufbewahrungsfristen verantwortlich.

Wer ist für welche Aufgaben in einem Vergabeverfahren zuständig?

Die einzelnen Verantwortlichkeiten entnehmen Sie bitte dem Ablaufplan.

Bündelt die ZBS Bedarfe und Ausschreibungen der Kommunen?

Nein. Jeder beauftragter Vergabevorgang wird für sich einzeln betrachtet und bearbeitet. Allerdings erhält die ZBS einen Überblick über wiederkehrende Bedarfe und schlägt den Kommunen regelmäßig Bündelungen vor. Die Ausschreibung durch die ZBS eines oder mehrerer Rahmenverträge erfolgt dann, wenn wirtschaftliche Ergebnisse zu erwarten sind.

Anders verhält es sich, wenn Kommunen gebündelte Vergaben anmelden (z.B. Löschfahrzeuge). Die ZBS führt eine Bündelausschreibung/ Veröffentlichung durch. Die jeweilige Kommune bleibt für sich öffentlicher Auftraggeber und erhält neben den Vergabeunterlagen einen Vertrag.

Werden Hinweise bei geförderten Maßnahmen gegeben?

Bei Fördermaßnahmen gelten die Anforderungen des vorzeitigem Maßnahmenbeginns und des Förderbescheides. Die ZBS steht auch hier beratend zur Verfügung. Sie kann jedoch nicht auf eventuelle Fördermöglichkeiten aufmerksam machen. Diese sind bei den Förderstellen zu erfragen. Allerdings wird der Bedarfsträger bei jeder Vergabe auf die Prüfung der Fördermöglichkeit aufmerksam gemacht.

Wann wird die ZBS bei einer geförderten Maßnahme tätig?
Sobald ihr der vollständige Nachweis per Förderbescheid bzw. Bescheid über den vorzeitigen Maßnahmenbeginn vorliegt. In Einzelfällen (abhängig vom Förderprogramm) erfolgt die Prüfung durch die Förderstelle im Vergabeverfahren.

Sie haben noch Fragen?
Wenden Sie sich gerne telefonisch oder per Mail an uns.